ADP, spécialiste des services pour la gestion de la Paie et des Ressources Humaines a présenté devant une centaine de clients, deux innovations majeures sur le marché de la dématérialisation des documents RH. La première destinée aux experts de la fonction RH : le Bureau virtuel RH, et la seconde, en partenariat avec le groupe La Poste : l’assistant personnel Digiposte destiné aux salariés.

ADP, pionnier de la dématérialisation des documents RH

Depuis plus de trente ans déjà, ADP propose aux entreprises des offres de service métier dématérialisées, garantissant une meilleure productivité, notamment dans les domaines de la gestion des processus administratifs collaborateurs et des déclarations sociales (TDS, DUCS, DADS-U, DUE, IJSS,…).

Aujourd’hui, les traitements et l’archivage électronique se développent rapidement, avec de nouveaux outils très performants. Les adaptations et transformations correspondantes deviennent cruciales pour les entreprises.

« Avec le groupe La Poste, nous avons monté un partenariat d’exception, tant sur la modernité des aspects technologiques que sur notre capacité à savoir simplifier la vie de nos clients et de leurs salariés », explique Philippe Clerc, Président d’ADP France.

Une innovation pour les experts de la fonction RH : le Bureau virtuel RH, un service d’archivage numérique long terme de la masse documentaire RH, consultable dans un espace en ligne sécurisé, développé et opéré par Docapost, filiale du groupe La Poste

Du recrutement à la gestion des départs, en passant par la gestion des entretiens, des évaluations, de la formation, des attestations, des déclarations, ou encore tout simplement du bulletin de paie… chacune des missions de la fonction RH génère une foule de documents qu’il faut renseigner, imprimer, traiter, vérifier, photocopier, trier, classer, archiver… puis rechercher. Dès lors, près de 70 % des entreprises rencontrent des difficultés dans leur gestion documentaire RH. (Source : IDC)
L’enjeu est de permettre à la Direction des Ressources Humaines d’homogénéiser et de fluidifier les échanges de données, pour améliorer l’efficacité et la qualité de service rendu en interne. La dématérialisation devient ainsi le nouveau moteur de la productivité RH.

« C’est pour répondre à cette problématique incontournable que nous avons lancé le Bureau virtuel RH, un traitement global et un archivage numérique long terme de l’ensemble des documents RH dans un espace sécurisé mis à disposition des experts de la fonction. Cette nouvelle solution conçue autour d’un coffre-fort électronique « Employeur » garantit un archivage pérenne et fiable, en toute confidentialité des informations archivées. », explique André Demollière, Responsable Marketing en charge des offres de dématérialisation d’ADP France.

Jean-Claude Mallet, Directeur SIRH & Administration du Personnel de Degrémont, filiale de Suez Environnement, explique le choix du Bureau virtuel RH d’ADP

« Avec 4 400 collaborateurs à travers le monde dont les deux tiers à l’international, Degrémont, filiale de SUEZ ENVIRONNEMENT, est un acteur majeur du développement durable. ADP nous a informé suffisamment tôt du lancement du Bureau virtuel RH : une offre qui tombait à point. Un déménagement important avec pour conséquence une dispersion géographique des équipes RH sur plusieurs sites, et une démarche qui s’inscrit dans une dynamique d’innovation et de professionnalisation.

Le Bureau virtuel RH s’est donc imposé comme une évidence puisqu’il nous permettrait de tenir à disposition de nos experts RH les documents RH de l’ensemble des collaborateurs de manière instantanée et continue. Désormais, plus besoin de déplacer des tonnes d’étagères chargées de documents RH, plus besoin de stocker, plus besoin de passer des heures à faire des recherches, tous les documents sont accessibles en un clic.

C’est un gain de productivité, mais aussi un gain financier, si vous considérez le prix du mètre carré en région parisienne. Enfin, c’est aussi pour nous la possibilité d’intégrer les nouveaux modes de consommation en faveur de l’environnement et de montrer que la DRH participe pleinement à la Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE). »

Une innovation pour les salariés : Digiposte, une solution en ligne composée d’un triptyque – boîte aux lettres numérique, coffre-fort sécurisé et espaces de partage

Lancé depuis quelques années dans une démarche de simplification et de clarification des procédures, l’État a promulgué, en mai 2009, une loi permettant la remise du bulletin de paie sous format électronique. « Avec l’accord du salarié concerné, la remise du bulletin de paie peut être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données. » Loi no 2009-526 du 12 mai 2009.

Une volonté partagé par les DRH puisque 79%* d’entre eux recommanderaient aujourd’hui à leur entreprise une solution de dématérialisation du bulletin de paie, et aussi par les salariés : 44%* souhaitent recevoir leur bulletin de paie sous format électronique. (*Source : étude Opinion Way, mars 2010).

Dans ce contexte, ADP s’est associé avec le groupe La Poste afin de proposer à ses clients une solution numérique permettant la transmission et l’archivage du bulletin de paie, grâce à l’innovation en ligne Digiposte.

Grâce à Digiposte, les salariés ont accès gratuitement à une offre globale sécurisée de réception, de traitement, d’archivage et de partage des documents numériques professionnels, tel que le bulletin de paie, le tout de manière confidentielle et indépendamment de la relation avec leur employeur. Et ils peuvent aussi recevoir et stocker tous leurs documents personnels. Digiposte est une solution souple, qui leur permet de gérer, selon leurs usages, le meilleur des deux mondes, et donc de recevoir au choix leurs documents au format papier ou numérique.

« Notre volonté est d’offrir au grand public la possibilité de recevoir, archiver et gérer l’ensemble des documents de leur vie quotidienne qu’ils soient personnels ou professionnels (relevés bancaires, factures, contrats, bulletins de paie…) sous forme numérique, en toute sérénité, dans un espace sécurisé individuel et entièrement gratuit. », précise Nicolas Routier, Directeur Général du Courrier, Président de SOFIPOST – groupe La Poste.