Dans le cadre de la rationalisation de l’ensemble de son système informatique, Direct Energie a confié à Esker la dématérialisation de ses 7 500 factures fournisseurs annuelles. De par sa position de 3 ème acteur de l’électricité et du gaz en France, la gestion des factures fournisseurs de Direct Energie se devait d’être particulièrement sécurisée et rigoureuse. Installée en moins de deux mois, la solution Cloud d’Esker entièrement intégrée à SAP permet à Direct Energie d’avoir une vision instantanée de l’ensemble de son flux de factures fournisseurs, de la saisie à l’archivage. Résultat : une division par 2 du temps de traitement des factures fournisseurs.

Le contexte

Né de la fusion entre Poweo et Direct Energie, le groupe Direct Energie est aujourd’hui le troisième acteur français de l’électricité et du gaz. Dans le cadre de cette fusion historique, il est apparu nécessaire pour le groupe d’effectuer une mutation globale de son Système Informatique. Outre la migration de l’ensemble des données des deux entreprises sur un ERP unique, SAP, cette rationalisation a également mené à la révision de tous les processus métiers et la mise en place d’un nouveau plan analytique. En parallèle de ce projet interne, Direct Energie enregistrait également une augmentation de son activité, de ses fournisseurs et donc du volume de documents afférents. La gestion des factures fournisseurs devenait de plus en plus complexe notamment en ce qui concerne la traçabilité et la sécurisation des échanges.

« D’un montant très élevé, les factures fournisseurs de Direct Energie sont particulièrement sensibles et une mauvaise gestion des délais de paiement peut entraîner des répercussions importantes sur la trésorerie du groupe et la livraison de l’énergie qui est le cœur de notre métier. Louis-Mathieu Perrin – DAF de Direct Energie »

Le besoin

Désireux de rationaliser le traitement de ses factures fournisseurs qui était un processus manuel très chronophage et souvent source d’erreurs, Direct Energie souhaitait avant tout disposer d’un processus fiable et sécurisé.

« Notre volonté de dématérialiser notre flux de factures fournisseurs est avant tout née du besoin de disposer de processus fiables et fluides. En tant qu’ acteur de l’énergie, nous avons besoin de savoir à tout moment et de manière très précise où et à quel stade de validation se trouvent nos factures. L’archivage était également un enjeu stratégique afin d’être capables en quelques minutes de retrouver n’importe quelle facture. Louis-Mathieu Perrin – DAF de Direct Energie »

Direct Energie s’est rapidement tourné vers Esker pour plusieurs raisons :

1. Grâce à une approche agile, Esker proposait une mise en œuvre rapide de la solution en 2 mois seulement,
2. La solution s’intégrait parfaitement avec l’ERP du groupe, SAP,
3. Esker disposait d’un grand nombre de références clients de qualité qui attestaient de la fiabilité de sa solution et du sérieux de ses équipes.

Initialement, les 7 500 factures fournisseurs reçues annuellement arrivaient au format papier directement au service comptabilité. Elles étaient saisies manuellement puis remises dans un parapheur aux opérationnels pour validation. Une fois toutes les signatures recueillies, le parapheur était retourné au service comptabilité qui se chargeait de classer les factures, de les envoyer en paiement puis de les archiver. Ce processus entièrement manuel prenait entre 1 et 2 semaines.

La solution

Désormais avec la solution de dématérialisation Esker, moins d’une semaine est nécessaire à la validation de factures fournisseurs selon le processus suivant :

1. La facture reçue est numérisée et les données sont capturées automatiquement.
2. La personne en charge de la comptabilité fournisseurs valide les données reconnues qui sont ensuite intégrées dans SAP.
3. Un workflow électronique de validation, élaboré en amont par des règles prédéfinies, est alors déclenché demandant aux opérationnels de donner leur bon à payer. Les relances se font quotidiennement et de manière ciblée directement auprès des valideurs par l’outil.
4. Une fois la facture validée, le paiement est débloqué dans SAP et la facture, ainsi que le processus de validation associé, sont archivés.

Grâce au SaaS, la solution Esker a pu être installée en moins de deux mois. Elle est aujourd’hui utilisée par plus d’une centaine de personnes au quotidien. L’un des principaux avantages de cette solution est d’avoir pu paramétrer de manière très fine le workflow de validation en fonction des centres de coût et du fournisseur. Louis-Mathieu Perrin – DAF de Direct Energie

Les bénéfices

Parmi les bénéfices observés par Direct Energie, nous pouvons citer :

• Un temps de traitement divisé par deux : Entre la réception de la facture et sa validation il ne s’écoule désormais plus que quelques jours, là où auparavant 2 semaines étaient nécessaires.
• L’amélioration de la traçabilité : les factures, et leur statut de validation, sont accessibles par tous sur la plateforme Esker. Grâce à l’archivage électronique, elles restent disponibles à tout moment pour consultation.
•  Une meilleure productivité : en gagnant du temps sur la saisie, les relances et la gestion des erreurs liées au traitement manuel, les comptables peuvent consacrer plus de temps à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
• L’amélioration de la relation fournisseurs et de la trésorerie grâce à un meilleur respect des délais de paiement.

En plus de la convivialité de l’outil, c’est surtout ses capacités de reporting qui nous ont séduits. Un e-mail est envoyé tous les jours  au service comptabilité qui peut de ce fait suivre très précisément la liste des factures encore non approuvées. Louis-Mathieu Perrin – DAF de Direct Energie

A propos de Direct Energie

Né de la fusion de Poweo et Direct Energie, le groupe Direct Energie est aujourd’hui le troisième acteur français de l’électricité et du gaz. Le groupe a déjà acquis et fidélisé plus d’1,1 million de clients sur le marché de masse (863 000 clients en électricité et 237 000 en gaz, résidentiels et professionnels). Direct Energie s’est également développé auprès des entreprises et des collectivités locales (plus de 100 000 points de livraison). Acteur intégré de l’énergie en France, Direct Energie intervient dans la production et la fourniture d’électricité, la fourniture de gaz, et les services énergétiques à ses clients. En 2013, le groupe a réalisé un chiffre d’affaires de plus de 760 millions d’euros et a livré 8,8TWh d’énergie.

Direct Energie fonde son succès depuis plus de dix ans sur son expertise technique, l’excellence de sa relation clients et sa capacité à innover. L’action Direct Energie est cotée en continu sur Euronext Paris, compartiment Alternext (ALDIR / FR0004191674).

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