Franke France, spécialiste des éviers et de la robinetterie de cuisine haut de gamme a choisi Esker, un des principaux éditeurs mondiaux de solutions de dématérialisation des processus documentaires, pour externaliser l’envoi de ses documents clients, soit plus de 372 000 pages par an. Soucieux de répondre aux besoins spécifiques de ses clients, Franke France a fait le choix d’Esker pour disposer d’une solution sur-mesure, en mode SaaS, mais surtout compatible avec son nouveau système de gestion SAP.

Après la mise en place de SAP au niveau groupe en début d’année, les équipes de Franke France n’étaient plus en mesure de gérer à l’identique les confirmations de commandes, factures et relances. Travaillant déjà avec Esker dans l’hexagone et en Allemagne, Franke France a souhaité poursuivre sa collaboration avec l’éditeur lyonnais qui, avec ses solutions entièrement intégrées à SAP, lui permettait d’automatiser la gestion de ses flux de documents clients directement en sortie de l’ERP :

• Envoi automatique d’un accusé de réception personnalisé par courrier ou par e-mail dans l’heure suivant la réception de la commande.
• Envoi automatique des factures clients par courrier via le centre de production d’Esker qui assure le regroupement des documents, leur impression, la mise sous pli et la remise en poste dans la journée.
• Envoi automatique d’un relevé de compte mensuel par courrier à chaque client.
• Mise à disposition sur la plateforme web Esker, en temps réel, du statut des courriers envoyés.

Une solution répondant aux besoins spécifiques de chaque client

Outre cette intégration à son ERP, Franke France a pu personnaliser la solution Esker selon les besoins spécifiques de ses clients : regroupement des factures ou séparation par marque, envoi d’accusés de réception sans montant, personnalisation de l’objet de l’e‑mail de l’accusé de réception…

« Esker a été très réactif et à l’écoute de nos besoins qui sont également ceux de nos clients. Leurs équipes ont su parfaitement modéliser nos processus métier et de ce fait personnaliser au maximum l’outil. La solution, en mode SaaS, a été mise en place très rapidement en un mois et nous la faisons évoluer continuellement en fonction de nos règles de gestion avancées » explique Régis Dumoulin, Directeur du service informatique de Franke France.

Des bénéfices qualitatifs et quantitatifs

Franke France a ainsi réalisé des bénéfices indéniables à la fois en termes quantitatifs et qualitatifs :

• Un gain de temps de 3 heures par jour : le traitement des documents (impression, mise sous pli, envoi) qui mobilisait auparavant une personne quotidiennement pendant trois heures, est aujourd’hui complétement automatisé, permettant ainsi à cette personne de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
•  Une accélération du cycle Order-to-Cash et des délais de règlement grâce à la remise en poste des factures le jour même.
•  Une amélioration de la relation client grâce au respect des spécificités de chaque client et à la mise à disposition de la plateforme web Esker leur permettant un suivi des factures en temps réel.

« La solution Esker nous a permis d’optimiser notre fonds de roulement en diminuant de manière considérable le délai moyen de recouvrement : une facture envoyée plus rapidement est généralement réglée plus rapidement. En réduisant également les interventions humaines, nous avons diminué le nombre d’erreurs et rendu notre personnel plus disponible, ce qui nous a permis de renforcer nos relations commerciales à travers une meilleure satisfaction client » ajoute Régis Dumoulin.

Pour en savoir plus : www.esker.fr - Fiche SaaS Guru.