Une solution de gestion dématérialisée des factures entrantes et sortantes au service de la productivité et de l’optimisation des coûts.
Pitney Bowes Asterion, numéro 1 en France sur le marché des services externalisés en éditique, gestion de services courriers et solutions de dématérialisation documentaire, lance Invoice Process Automation, une solution de facturation multi-supports, simple et économique, qui permet de diminuer les coûts de production des factures (frais d’impression, d’acheminement, de gestion et d’archivage) et de simplifier les processus de traitement.
Pour bon nombre d’organisations qui utilisent des processus manuels répétitifs et peu efficaces, le traitement des flux de factures est trop souvent considéré comme une activité indispensable mais astreignante et coûteuse, une charge, qui augmente le coût par transaction et altère la compétitivité.
Fort de ce constat, Pitney Bowes Asterion lance Invoice Process Automation, une solution conçue pour automatiser le traitement des flux de factures pour les entreprises et administrations en quête de nouveaux leviers de productivité.
VERS UN TRAITEMENT EFFICACE ET ÉCONOMIQUE DES FACTURES…
Evolutive, la solution Invoice Process Automation automatise progressivement le processus de traitement des factures fournisseurs entrantes (de la réception des courriers au paiement des fournisseurs) et des factures clients sortantes (du traitement informatique, aux relances des impayés), avec un retour sur investissement immédiat. Son faible coût d’entrée permet, en effet, de générer des économies proportionnelles aux volumes de documents à traiter.
Source d’économies, cette solution optimise l’impression, le regroupement, la mise sous enveloppe et surtout les coûts d’affranchissement des factures papier ainsi que l’envoi automatique des factures électroniques.
L’archivage électronique et la consultation en ligne assistée d’outils de réédition à la demande, éliminent les contraintes du stockage papier et facilitent considérablement les actions de relance et de recouvrement.
L’automatisation du traitement des factures accélère le processus de facturation et réduit les délais de paiements, les litiges et améliore la trésorerie. Les factures partent plus vite, la satisfaction client et le délai moyen de règlement client s’améliorent et les fournisseurs sont payés dans les délais contractuels évitant ainsi des pénalités.
L’externalisation de ce processus permet, en outre, aux services Comptabilité et Finance des entreprises de se concentrer sur leurs activités à valeur ajoutée.
… QUI S’ADAPTE AU FOURNISSEURS ET CLIENTS…
Si l’un des principaux enjeux de l’externalisation du traitement de la facturation repose sur l’optimisation des coûts de diffusion ou de réception des factures, elle ne peut imposer des contraintes radicales aux clients et aux fournisseurs.
Invoice Process Automation répond à ces problématiques en produisant et distribuant les factures client au format papier ou électronique selon le choix du partenaire, et ce, de manière automatique.
Si l’organisation souhaite conserver la totale gestion de ses processus en interne, Invoice Process Automation, ouvre l’accès à un driver d’imprimante (VIPER) ou à l’un des connecteurs compatible avec son Système d’Information.
Les factures fournisseurs papier, sont quant à elles numérisées et enrichies pour permettre le traitement automatique du document, le rapprochement au bon de commande, le tri, l’affectation et la validation avant la mise en paiement, le classement et la transmission automatisée du fichier de données dans le système d’information comptable. Pour la réception de factures électroniques, hormis la numérisation, la facture intègre le même processus automatisé.
… POUR UN PASSAGE PROGRESSIF À LA DÉMATERIALISATION ET UNE GESTION DES COMPTES EN TEMPS RÉEL SUR LE WEB !
Au delà des bénéfices qu’en tire l’entreprise utilisatrice, ses clients et fournisseurs peuvent passer progressivement du papier à l’électronique. En effet, la solution Invoice Process Automation combine facturation papier et facturation électronique, solution idéale en phase de transition.
L’auto-affiliation à la facturation électronique se fait directement sur la plateforme d’Invoice Process Automation, grâce à un formulaire d’enregistrement en ligne.
VIPER, l’imprimante virtuelle d’Invoice Process Automation gère l’envoi des flux sous format papier ou électronique en fonction des souhaits exprimés par les clients ou par l’entreprise vis-à-vis de ses fournisseurs.
Les données sont lues et intégrées automatiquement au logiciel de comptabilité, permettant ainsi de contrôler en temps réel l’état des flux entrants et sortants.
Le portail Web d’Invoice Process Automation, accessible par les utilisateurs des deux parties, indique en temps réel et avec exactitude la progression de chaque facture soumise, donne une vue globale de la situation, rend la gestion des litiges plus facile et les provisions plus justes.
Invoice Process Automation supporte les processus pour les rendre plus rapides, fiables, et économiques. La solution participe ainsi au renforcement des relations avec les fournisseurs et clients, les rendant plus sereines, pérennes et profitables.
L’INNOVATION AU SERVICE DE LA SECURITE ET EN CONFORMITÉ AVEC LES REGLEMENTATIONS
Invoice Process Automation est intégrée au réseau Sakarah, qui fédère différents opérateurs (grands facturiers, donneurs d’ordre, grandes entreprises, Administrations et Collectivités locales) autour d’une plateforme collaborative avec comme Tiers de Confiance le groupe Imprimerie Nationale. Cette plate-forme permet d’échanger des données et des informations métiers, qu’elles soient financières, comptables ou juridiques dans un environnement sécurisé et contrôlé.
Invoice Process Automation répond à la réglementation européenne mise en place par la directive 2001/115/CE en vigueur dans tous les états membres de l’Union Européenne, depuis le 1er janvier 2004, et qui autorise la facturation électronique ou dématérialisée.
Invoice Process Automation permet la dématérialisation de factures selon les modalités techniques autorisées par l’administration fiscale française, conformément aux articles 289 V et 289 bis du Code Général des Impôts :
« En remplaçant les processus financiers manuels et fastidieux par des flux électroniques automatisés et en donnant accès aux clients à un portail pour la consultation des factures, Invoice Process Automation rationalise ses processus de traitement, diminue les investissements en personnel et réduit considérablement les coûts opérationnels (consommables, affranchissement, …) » déclare Xavier GODDAER, Directeur Général Europe du Sud de Pitney Bowes Asterion.
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