Qweeby lance une offre de dématérialisation fiscale de factures par voie e-mail destinée aux PME et TPE

Beaucoup d’entreprises dématérialisent leurs factures en envoyant à leurs clients un PDF par e-mail. L’intention est louable, mais les conséquences peuvent être lourdes pour l’émetteur comme pour son client, car ce mode de dématérialisation n’est pas conforme aux dispositions légales. Pour répondre à l’attente manifeste d’un nombre croissant d’entreprises de dématérialiser leurs factures, Qweeby, opérateur de dématérialisation à valeur légale, lance une offre de dématérialisation fiscale de factures par voie e-mail et en mode SaaS destinée à toutes les entreprises, y compris les plus petites.

Transmettre par e-mail et sous forme PDF ses factures à ses clients est une source d’économie alléchante.

L’émetteur économise les frais d’affranchissement et reporte les coûts d’impression sur le client. Cette pratique est valable pour des clients « particuliers » ; entre entreprises elle est dangereuse car elle déroge au cadre de dématérialisation défini par le Code Général des Impôts (articles 289 bis et 289-V).

La dématérialisation des factures entre les entreprises est avant tout un sujet fiscal. En effet, la facture remplit trois rôles. C’est d’abord un document commercial. Ensuite c’est une pièce comptable centrale qui détermine le chiffre d’affaire et le résultat (donc l’impôt). Enfin et surtout, c’est un document fiscal à la base de la collecte de la TVA. Et cela tant pour l’émetteur de la facture que pour son destinataire.

Les règles pour dématérialiser des factures entre entreprises diffèrent de celles avec des particuliers qui ne déduisent pas la TVA ni ne sont imposés sur leur bénéfice. Entre entreprises un PDF par e-mail est une bombe à retardement fiscale pour les deux parties car l’identité de l’auteur du PDF et l’intégrité de son contenu ne sont pas garanties. L’administration fiscale peut donc mettre en cause les montants de TVA et redresser l’émetteur de la facture, comme son client, sur les montants de TVA mais aussi sur leur Impôt.

Pour autant les gains de la dématérialisation sont évidents et considérables pour les entreprises: réduction des coûts opérationnels (moins de papier, d’impressions, de manipulations, de courriers…), réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise, contribution au développement durable, gains de temps et de fiabilité dans la transmission des factures (traçabilité), fiabilisation des données échangées…

Surtout dans le cadre de la dématérialisation à valeur légale qui permet la suppression totale du support papier tant par l’émetteur de la facture que par son destinataire.

Pour répondre à la demande croissante des entreprises de dématérialiser leurs factures, Qweeby lance une offre de dématérialisation fiscale de factures par voie e-mail conforme à l’art. 289 V du CGI adaptée à toutes les entreprises. Facile à mettre en œuvre, opérationnelle immédiatement, totalement en mode SaaS (Software as a Service, c’est-à-dire sans coûts de mise en œuvre et paiement à la consommation), la solution Qweeby apporte à l’émetteur de la facture comme à son destinataire le respect du cadre fiscal de la dématérialisation: authentification du PDF par signature électronique, intégrité dans le temps du PDF par archivage dans un coffre fort électronique à valeur légale et transmission par un e-mail tracé.

La solution Qweeby est compatible avec tous les outils de Gestion Commerciale et de facturation. La dématérialisation se réalise directement sur le poste de travail de l’émetteur sans requérir la moindre connexion à un site Internet ou la réalisation d’opérations fastidieuses. Il suffit à l’émetteur de remplacer l’adresse postale de son client par une adresse e-mail de transmission. Le PDF émis par l’outil de facturation est récupéré directement par la solution Qweeby qui le propose à l’émetteur pour l’apposition de la signature électronique. Dès la signature validée, la solution Qweeby transmet automatiquement, sans intervention manuelle, la facture signée à la plateforme Qweeby qui la dépose sur le coffre fort électronique à valeur probatoire de l’émetteur (et du destinataire lorsque ce dernier en possède un) et l’achemine de manière tracée par voie e-mail au destinataire indiqué dans le facture.

Trois clics et la saisie du code de signature suffisent pour que la facture soit dématérialisée fiscalement et transmise en totales sécurité et traçabilité à son destinataire. Le respect du cadre légal rend les impressions papier et l’archivage matériel totalement inutiles : le fichier électronique (PDF avec signature) constitue l’archive légale de la facture pour les deux parties (émetteur et destinataire).

Qweeby permet également à l’émetteur de mettre en œuvre la dématérialisation fiscale de facture avec des grands donneurs d’ordres tels qu’Auchan France.

La conjonction dans un outil unique, téléchargeable sur le site Internet de Qweeby et opérationnel instantanément, de l’envoi de factures dématérialisées fiscalement à de grands donneurs d’ordres (par transmission directe) et à des petits clients (par voie mail tracée) met la dématérialisation des factures à la disposition de toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, la taille de leurs clients et le nombre de factures émises.

A propos de Qweeby

Qweeby conçoit, développe et opère des solutions de dématérialisation en mode SaaS (Software as a Service : sans frais de mise en œuvre et coût à l’utilisation). La spécificité de Qweeby est de partir d’un PDF produit par l’émetteur à partir de ses outils, tels qu’ils sont et quels qu’ils soient pour fournir au destinataire un fichier électronique structuré exploitable dans son système d’information (fichier d’intégration). Le tout en intégrant les obligations de la dématérialisation à valeur légale (signature, traçabilité…). Avec Qweeby tout PDF peut devenir un flux électronique structuré : puisque toute entreprise peut produire un PDF, désormais toute entreprise peut produire un flux structuré à valeur légale sans coût de mise en œuvre, ni complexité technique.

Les outils de dématérialisation Qweeby sont issus de plusieurs années de recherche et développement. Ils ont été spécifiquement conçus pour les petites entreprises. Parce qu’ils ne sont pas basés sur des technologies anciennes (OCR, LAD, RAD, EDI…) et qu’ils ont été conçus à partir de l’observation des besoins des PME, les outils Qweeby sont d’une grande simplicité, se mettent en œuvre rapidement dans tous les contextes et sont particulièrement économiques à l’usage. Cela permet à Qweeby d’être le premier opérateur de dématérialisation à mettre sa solution en accès libre à partir de son site Internet pour permettre à toute entreprise d’expérimenter la dématérialisation en pratique.

Dans le cadre de la dématérialisation de factures, Qweeby respecte les dispositions de l’article 289 V du code général des impôts en assurant la signature électronique par l’émetteur du fichier facture et son dépôt dans un coffre fort électronique à valeur probatoire. Qweeby est conforme aux dispositions du Référentiel Général de Sécurité édicté par l’Agence Nationale de Sécurité des Systèmes d’Information http://www.ssi.gouv.fr/.

Les commentaires sont ferme.