Disposant d’une ancienne solution de gestion de trésorerie incapable d’accompagner sa croissance, le groupe d’habillements a fait le choix de Kyriba et de son modèle SaaS. Un partenariat réussi qui a amené Vivarte à s’équiper également des solutions de rapprochement bancaire et de communication bancaire de Kyriba.

Le contexte

En 2007, le groupe Vivarte s’est retrouvé face à une vraie problématique  pour gérer  sa trésorerie. En effet, s’il disposait bien d’un logiciel pour cette fonction, celui-ci cependant ne pouvait pas être partagé par  les différentes enseignes du groupe. Un handicap qui à termes risquait de pénaliser la productivité de l’entreprise, d’autant que celle-ci ne cessait de grandir, notamment par croissance externe. Il fut alors décidé de chercher un autre logiciel plus moderne qui offre cette gestion multi-enseignes. Un choix déterminant, puisque la gestion de trésorerie est avec l’immobilier et la paie, l’une des trois seules fonctions centralisées du groupe Vivarte.
Un appel d’offre fut donc lancé auprès des fournisseurs du marché et le choix de Vivarte s’est assez rapidement porté sur Kyriba : « Cette solution avait déjà une certaine notoriété dans le monde de la gestion de trésorerie et Vivarte a décidé de retenir Kyriba dans sa liste finale » explique Pierre de la Gastine, Trésorier groupe Vivarte

Le choix de Kyriba

Plusieurs facteurs ont poussé Vivarte à choisir Kyriba mais le plus déterminant à été le modèle SaaS proposé par l’éditeur.
« C’est d’abord notre service informatique qui a poussé vers ce modèle. En effet, la gestion de trésorerie est un véritable cauchemar pour les DSI car elle ne concerne – directement – que peu de personnes dans l’entreprise alors qu’elle nécessite des exigences de rétablissement de service très fortes. Le SaaS permettait de soulager la DSI tout en garantissant le niveau de rigueur dont nous avions besoin » précise Pierre de la Gastine.
Par ailleurs, le fait que Vivarte ait déjà basculé une partie de son infrastructure informatique en infogérance avait familiarisé l’entreprise à l’externalisation. Cette culture interne a contribué à une adoption sans réserve du SaaS. Le prix de la solution a également été un critère de choix : le modèle SaaS évite en effet à l’entreprise de devoir acheter des licences logicielles et lui permet de faire évoluer très rapidement son parc au grès de la croissance de la société.
Ce qui, dans le cas de Vivarte, s’avère particulièrement important. Enfin, l’intérêt de la solution de Kyriba était d’avoir une ergonomie proche de l’ancien logiciel utilisé par les collaborateurs de Vivarte. Ceux-ci ont  été rassurés de disposer d’un outil familier de celui employé jusqu’alors. Cette proximité formelle a véritablement aidé à la conduite du changement.

Les débuts du projet

Le choix de la solution Kyriba a été entériné en juillet 2007. En septembre, les équipes de l’éditeur ont commencé à mettre en œuvre le projet, d’abord en récupérant les données de l’ancienne solution. Dans l’appel d’offre, Vivarte avait déterminé le niveau fonctionnel et géographique du projet, à savoir la gestion du fux de la holding, uniquement sur la France.
« C’était le périmètre de départ mais peu à peu, nous avons intégré tous les flux commerciaux. Ce fut le cas des enseignes que nous avons acquises entre-temps, ce qui représente aujourd’hui en 2011 près de 3000 comptes et 37 enseignes » souligne Pierre de la Gastine.
Comme il s’agit d’une solution SaaS, cette extension a eu pour conséquence de faire augmenter le prix négocié initialement avec Kyriba. Mais les avantages de ce modèle ont vite rassuré Vivarte : « avec le SaaS, il n’y a qu’un seul outil, une seule version de la solution pour tous les postes de l’entreprise. Quand il y a une évolution du logiciel, tous les clients en profitent. Par ailleurs, il est possible d’accéder aux données quelque soit le lieu où l’on se trouve à partir d’une simple connexion internet » apprécie Pierre de la Gastine.
La souplesse de la solution, sa facilité d’utilisation et des besoins internes croissants ont amené Vivarte a vouloir découvrir les autres modules proposés par Kyriba.

L’extension du périmètre de Kyriba

Dans le courant de l’année 2008, Vivarte  a en effet décidé d’utiliser le module de rapprochement bancaire de Kyriba :
« comme tous les flux bancaires arrivaient dans Kyriba, il était logique de n’avoir qu’un seul logiciel » justife le trésorier du Groupe.
Néanmoins, à l’époque, le module de rapprochement bancaire de Kyriba ne comportait pas toutes les fonctionnalités indispensables à l’activité de Vivarte et qui sont des problématiques propres au secteur de la distribution. Les deux partenaires ont donc travaillé ensemble à faire évoluer la solution : « ça a été une vraie démarche gagnante/gagnante. Kyriba a intégré les fonctionnalités qui nous étaient nécessaires et nous leur avons permis d’enrichir leur solution » se réjouit Pierre de la Gastine.
Aujourd’hui, 80 collaborateurs de Vivarte travaillent sur le module de rapprochement bancaire de Kyriba.

Les déploiements en cours

En 2009, un autre projet est apparu pour le service Trésorerie de Vivarte : le choix du nouvel outil de communication bancaire dans le cadre de la disparition d’ETEBAC en juillet 2011 et de la mise en place de SEPA. A l’époque, Vivarte hésitait encore entre Ebics et SwiftNet. Ce dernier était présenté comme cher mais il offrait plus de choix dans le cadre d’un développement à l’international.
« Finalement, nous avons retenu SwiftNet mais nous ne pensions pas prendre la solution de Kyriba qui n’était pas encore totalement opérationnelle. En avril 2010, nous avons alors lancé deux appels d’offre : le premier pour la communication bancaire et le second pour le service bureau. Il nous semblait naturel d’associer ces deux fonctions » précise Pierre de la Gastine.
De son côté, Kyriba s’est beaucoup investi sur le projet à tel point que ces modules étaient prêts à temps pour concourir et remporter l’appel d’offre. « Kyriba avait en outre l’avantage de proposer une solution réunissant la communication bancaire et le service bureau. Ça nous permettait d’avoir un seul outil parfaitement intégré » souligne Pierre de la Gastine.

Les prochaines étapes

Dans les prochaines semaines, Vivarte et Kyriba vont achever le projet SwiftNet afin de passer au projet SEPA. Par ailleurs, Vivarte a pour objectif de déployer les solutions de Kyriba pour gérer ses activités internationales :
« Aujourd’hui, nous gérons déjà les points de vente en Suisse et nous utilisons le module de cash management en Espagne. Mais nous souhaitons aller plus loin. Nous voulons notamment récupérer l’information bancaire de notre centrale d’achat à Hong Kong. Cela nous permettra de connaître le niveau de cash en temps réel de cette filiale. Et nous avons pour objectif de déployer le module de communication bancaire en Espagne mais c’est un gros chantier car dans ce pays, nous travaillons avec plus de 30 établissements bancaires » conclut Pierre de la Gastine.

Aujourd’hui, Kyriba est devenu un outil stratégique pour le groupe Vivarte . Le logiciel de trésorerie de Kyriba  sur l’activité de cash management  est excellent : en termes d’organisation et de prévisions, l’outil s’interface très bien avec le système existant .

Pierre de la Gastine, Trésorier de Vivarte

 

Pour en savoir plus :
> Visitez le site Kyriba http://www.kyriba.com/
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